事務所移転をおこなう際には、さまざまな準備やタスクを進めなければならないため、スケジュールを作成する方も多いと思います。
そのような場合、事前にどのような届出が必要なのかを把握しておくとスムーズにスケジュールを進められるかもしれません。
そこで今回は事務所移転を検討している方に向けて、届出の種類と手続きの注意点をご紹介します。
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事務所移転に必要な届出の種類とは？
事務所を移転する際に必要な届出は、業種などによって異なる部分もありますが、主に賃貸物件に関わる届出、会社の登録情報変更に関わる届出、インフラの移転に関わる届出など多岐にわたります。
ここでは賃貸物件に関わる3種類の届出についてご紹介します。
一つ目は現在使用している事務所の管理会社に届出が必要な解約予告です。
解約予告は入居時の賃貸借契約書に予告期間が定められているため、事前に確認し移転先が決まり次第早めに手続きをしましょう。
もし解約予告期間を過ぎてしまったり、予告そのものをおこなわなかった場合には手数料がかかるケースもあるため注意が必要です。
次に新しい事務所の移転先と賃貸借契約を結ぶ必要があります。
賃貸借契約を結ぶ前には重要事項説明を受ける必要があるため、この機会に不明点や手続きについて確認してから契約を結ぶようにしましょう。
また、事務所の退去後には原状回復工事依頼の届出をおこなわなければいけません。
原状回復の規定や期限は、入居時の賃貸借契約書に記載されているので確認しておきましょう。
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事務所移転時の届出手続きの注意点
事務所移転の届出や手続きをおこなう際にはいくつかの注意点があります。
移転が決まった際に管理会社に届け出る「解約予告」は届け出後に撤回できないため注意が必要な手続きの一つです。
解約予告をしてしまうと、期日までに新しい移転先が決まっていなくても退去する必要があるため移転先が決まってから解約予告するようにしましょう。
また新しい移転先が見つかっても入居審査が通るとは限らないため、審査が通るまでは手続きを進めすぎないようにするのも注意点の一つといえます。
ほかにも移転する事務所が会社の登記簿に記載されている場合は、本店移転登記が必要となり通常の事務所移転よりも手続きや届出が多くなるため注意が必要です。
手続きに必要な書類も本店移転登記申請書、印鑑届出書のほか株主総会議事録、株主リストなど多くの書類を準備する必要があるため見落としがないようチェックリストを作成しておきましょう。
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まとめ
事務所移転には賃貸物件の契約や会社情報の変更、インフラ移転などの多くの届出や手続きの種類があります。
とくに事務所の賃貸借契約に関する届出は、期限や内容によっては手数料が発生してしまうこともあるため、事前に確認してから手続きを進めることをおすすめします。
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