事務所移転の際、お得意様向けにお知らせを送付する企業は多いです。
しかし、移転が決まってからどのタイミングで移転のお知らせを出せば良いのか、悩む事業者の方もいらっしゃるのではないでしょうか。
今回は、事務所移転のお知らせの内容や送付する手段の種類、送付のタイミングについてご紹介します。
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事務所移転のお知らせに書く内容
事務所を移転する際のお知らせには、お得意様をはじめとする取引先に対する挨拶文を掲載します。
時候の挨拶や日頃の愛顧への感謝など、送付する手段に合わせて冒頭や末尾に挨拶を書きましょう。
そして、移転先の住所や電話番号、FAX番号などの連絡先も載せます。
移転に伴う休業期間も載せ、いつから新しい事務所で営業を再開するかも記載しなければなりません。
移転先の住所のほか、簡単な地図なども掲載するとわかりやすく親切です。
また、電話番号やFAX番号が移転しても変わらない場合は、変更がない旨をお知らせ内容で明記しておくと良いでしょう。
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事務所移転のお知らせを送る手段の種類
取引先相手に事務所移転のお知らせを送る手段には、いくつかの種類があります。
オーソドックスな手段として挙げられるのは、はがきに書いて送る方法です。
取引先にはとくに丁寧な印象を与えますが、紙のはがきを使用するためコストがかかります。
近年増えてきた連絡手段は、メールによる移転のお知らせです。
地図などをアドレスで貼り付けられるため、はがきよりも簡単に情報を増やせて無駄なコストがかかりません。
また、上記2つの手段にくわえて、自社のWebサイトに移転のお知らせを掲示しておくと、用事があってサイトに訪れた方にも伝えられます。
ただし、サイトに訪問していない方にはお知らせが伝わらないため、自社ホームページ1本に絞るのは危険です。
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事務所移転のお知らせを送るタイミング
事務所移転のお知らせは、移転の1か月前までに送るのがベストです。
メールでお知らせを送る場合は、送信から受信までにタイムラグがほとんどないため、あまりあわてる必要はありません。
はがきで送る場合は、投函から取引先に届くまでの間にタイムラグがあるため、ギリギリに送ると遅れてしまいます。
移転が決まったら、文面の推敲や送り先の確認などを含め、早めに準備を進めると良いでしょう。
事務所移転のお知らせを送る場合は、遅くとも移転の2週間前までに届くようにしましょう。
取引先側も、アドレス帳の更新など事務作業が必要になるため、あまりに遅くなりすぎると迷惑がかかります。
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まとめ
事務所移転のお知らせには、移転先や休業期間などの業務上必要な情報以外にも、取引先への挨拶文が必要です。
お知らせを送付する際は、はがきやメールが一般的であり、補助的にWebサイトを使用する場合もあります。
移転のお知らせは遅くとも2週間前、できれば1か月前までに届くようにしましょう。
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