オフィスの座席を考えるとき、従来のオフィスのような座席が固定された配席にするのか、好きな席に座るフリーアドレスを採用するのかは悩みどころです。
フリーアドレスにすると、従業員がどこにいるかわかりづらくなるという懸念がありますが、それを解決するのが座席管理システムです。
そこで今回は、座席管理システムがどのようなものか、そのメリットと、導入の際の選び方の基準について解説します。
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座席管理システムとは?
座席管理システムとは、フリーアドレスを採用しているオフィスにおいて、従業員がどの座席を使用しているかを確認できるシステムのことです。
固定の配席にすると従業員がどこにいるかの確認が簡単ではありますが、多少なりとも縛られているというストレスは感じるものです。
フリーアドレスにすると、従業員の気分で好きな席で業務できるのでストレスを感じることは少なくなりますが、どこに居るのか把握するのには苦労します。
座席管理システムでは、従業員が使用したい座席を予約するとシステムに反映され、どの時間まで使用していたかも記録されるものが多いです。
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座席管理システムのメリット
このシステムを採用することで、従業員がどこにいるのか分かりやすいというメリットがあります。
チームのメンバーと顔を合わせる機会が減ると、コミュニケーションへの悪影響が懸念されます。
また、出社の管理がしやすいというのもメリットです。
フリーアドレスを採用していると、朝から上司と顔を合わせずに仕事をしようと思ったらできてしまいます。
特にフリーアドレスでフレックスタイム制を採用していると、なおさらその可能性は高まります。
上司はメンバーの様子を把握しづらくなり、マネジメントがやりづらくなってしまうかもしれません。
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システムの選び方
まず大きな違いは座席予約機能の種類です。
「どのくらい小さな時間単位で予約できるか」、「どれくらい先の日にちまで予約が取れるか」など、従業員の働き方に合わせた予約機能を検討しましょう。
また、オフィスのレイアウトを、どの程度正確にシステムに反映できるのかも重要です。
レイアウト変更が多い企業は、システム上のレイアウト変更の容易さも、重要な判断基準になるでしょう。
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まとめ
オフィスを借りる時、出社して好きな席で業務をしても良いというフリーアドレスを採用する企業も多くあります。
そういったフリーアドレスを採用していると、従業員がどこで業務しているかわからなくなってしまうことがあります。
座席管理システムの導入によって、従業員の生産性を確保しつつ、きちんと管理できるようになるでしょう。
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