オフィスをフリーアドレスにすると社内のコミュニケーションを取りやすくなるなど、さまざまなメリットが生まれます。
しかしどのオフィスでもフリーアドレスに向いているわけではなく、失敗してしまう事例も珍しくありません。
今回はフリーアドレスが失敗する原因や、フリーアドレスに向いている会社・フリーアドレス成功のためのポイントを解説します。
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オフィスでフリーアドレスが失敗する原因について
オフィスでフリーアドレスが失敗する原因の1つは、従業員が導入目的を理解していないことです。
業務上どのようなメリットが生じるか理解が進んでいないと、結局いつも同じ席に座ってしまいフリーアドレスの意味がなくなってしまうことがあります。
効率的な動線をうまく確保できず、業務効率が悪くなってしまうこともありえます。
フリーアドレスに適した環境が整っていない場合も、失敗する可能性が高いです。
社員のパソコンをノートパソコンにしたり、社員個人の私物や資料を保管するためのロッカーを用意したりしないと自分の席が必要になってしまいます。
またフリーアドレスは、ベテランが常に新人の面倒を見られず、新人の指導が難しくなってしまうのがデメリットです。
新人の学習機会を確保し、すぐ質問や相談を受けられる体制を整えておかなくてはいけません。
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オフィスでフリーアドレスが向いている会社
フリーアドレスが向いている会社は、モバイルワークを中心に業務を遂行できる会社です。
ワークスタイルの自由度が高い会社も、フリーアドレスに適しています。
フリーアドレスにする際に対策すべき点は、データのクラウド化・セキュリティ確保です。
しかしもともとモバイルワークが中心の会社だと、そうした対策が進んでいます。
一方データの多くを紙媒体で扱っている会社や、お客さまから電話で問い合わせを受ける職種が多い会社ではモバイルワークに向きません。
データ漏洩のリスクが高い、管理・経理といった部署も、フリーアドレスに不向きです。
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オフィスのフリーアドレス導入成功のポイント
フリーアドレスを成功させるためのポイントは、導入目的に適したレイアウトを設計することです。
コミュニケーションの活性化・オフィスのスペースを減らすことによるコスト削減など、まずは導入目的を明確にしましょう。
全部署でフリーアドレスを導入するのが合わない会社の場合、部分的に導入するのも手です。
フリーアドレスにすると誰がどこにいるかわからず、必要な連絡が取りにくいと感じることがあります。
数が限られた備品を、誰がどこで使っているかわからないといった混乱が生じるかもしれません。
運用ルールの徹底・備品の一元管理・社員居場所検索システムの導入などで、業務に混乱が生じないようにすることが大切です。
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まとめ
フリーアドレス導入失敗の大きな原因は、導入目的に対する理解が進んでいないことです。
モバイルワークが多い会社だと、フリーアドレスを導入しやすいでしょう。
フリーアドレスを成功させるには、導入目的に合ったレイアウト設計が大切です。
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