オフィス移転を検討しているのであれば、RFP（提案依頼書）を作成し、複数の業者に要望に対する提案を募集するのがおすすめと言われています。
しかし、具体的にRFP（提案依頼書）とはどのような書類なのでしょうか？
そこで今回は、オフィス移転のRFPの作成方法やメリットについて解説していきます。
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RFP（提案依頼書）とは
「RFP（提案依頼書）」とはビジネスで使用される用語の一つで、言葉の通り「提案を依頼する書類」です。
オフィス移転におけるRFPは、「こういったオフィスにしたいので、そのための提案が欲しい」と不動産会社やオフィスデザイン会社などに向けて作成をおこないます。
これを受けたオフィスデザイン会社がRFPに沿った提案をおこない、それが採用されればオフィス移転に具体的に動き出す流れになります。
また、移転時だけでなく、リニューアルのときもRFPを作成することで、要件を整理することができます。
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RFP（提案依頼書）を用意するメリット
まず、大きなメリットとして挙げられるのが「要件の明確化」です。
移転先のオフィスにどんな機能を求めるのか、それをはっきりさせるだけでも、オフィスデザイン会社は「具体的にどんな施工が必要か」を提案する足掛かりにできます。
また、提案依頼書を作り提案を募集することで、比較検討がおこないやすくなるのもメリットでしょう。
複数の業者が要望に応えるための提案をそれぞれの視点からおこないます。
そのため、「複数の業者がこのA案を出すならA案にしておこう」「バラバラの提案をしているから、一個ずつメリットとデメリットを検討していこう」という判断ができます。
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RFP（提案依頼書）の作り方
まずは、「オフィス移転の目的」を明確化しそれを記載しましょう。
「社員が増えたため、50名以上が収容できるオフィスにしたい」「交通面で利便性の高い立地への移動」など、現在のオフィスが抱える問題とその改善点が、オフィス移転を検討する理由になります。
次に、スケジュールの記載もしましょう。
移転をする日、提案依頼の説明会開催日、質疑応答を受け付ける期間、移転先を決定する日などの記載があれば、提案をおこなう業者がそれに合わせて動くことができます。
それ以外は、「新しいオフィスに求めるスペース」「必要な家具や什器」「費用」についてを書いておけば、RFP（提案依頼書）としてある程度形にすることができます。
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まとめ
オフィス移転を検討しているのであれば、RFP（提案依頼書）を用意して不動産会社をはじめとする業者から提案を応募するのがおすすめです。
多角的な視点での提案を受けられますし、提案する企業は競合することになりますので、低予算で実現できる可能性があります。
とくに、オフィス賃貸借を検討している場合は、ベストな賃貸を見つけるために複数の不動産会社から提案を受けてみてはいかかでしょうか。
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