業務の進め方を考えるにあたり、オフィスの拠点集約もしくは拠点分散を考える企業は多いです。
オフィスの拠点集約には、どのようなメリット・デメリットがあるのでしょうか。
今回はオフィスの拠点集約の概要や集約させるメリット・デメリット、拠点集約時の流れについて解説します。
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オフィスの拠点集約とはなにか？
オフィスの拠点集約とは、点在していた複数のオフィス拠点を1か所に統合させることです。
少し前まではコロナウイルス感染拡大リスクを避けるといった理由から、リモートワークを推奨したりオフィス機能を分散させたりといった動きが多く見られました。
しかし近年、業務効率化などの理由から再びオフィスの拠点集約が注目を集めています。
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オフィスの拠点集約をおこなうメリット・デメリット
オフィスの拠点集約をおこなうメリットは、対面でのコミュニケーションが取りやすくなることです。
社員同士のコミュニケーションを重視している企業、異なる部署同士の連携を強化したい企業にとっては、拠点が1か所にまとまっているほうが有利でしょう。
オフィスの賃料・維持管理費などがかかりにくく、コスト削減になるのも大きなメリットです。
オフィス移転と同時にオフィスレイアウトを見直したり部署の配置を変えたりすれば、社員の働きやすさが上がることも考えられます。
ただし、移転にコストがかかる、移転直後は新しい職場環境に慣れるまでオフィスが機能しにくくなるといったデメリットもあるので注意が必要です。
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オフィスの拠点集約をおこなう流れとは？
オフィスの拠点集約をおこなう際は、まず移転計画を立てる必要があります。
立地はどこが良いか、必要な面積はどれぐらいか、移転に際して新しく必要な設備はあるかなど、考えるべきことは多いです。
移転にかかる予算の確保・繁忙期を避けてオフィス機能を移転させるためのスケジュール組みなどもしなければいけません。
拠点集約をおこなう1年～1年半ぐらい前から、計画立案や準備を進めていくのが一般的です。
計画がおおよそ固まったら新しいオフィスの選定・移転準備を進め、最後に引っ越し当日を迎える流れになります。
移転前には内装工事・配線工事などが必要になり、複数の業者を手配しなければいけません。
引っ越し後すぐ業務を始められるよう、必要な工事が遅滞なくおこなわれるようスケジュールを組む必要があります。
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まとめ
オフィスの拠点集約をすれば、各部署の連携強化・作業効率アップ・固定費削減といった業務課題解決ができることもあります。
ただし、移転にはコストがかかる、移転直後は新しい職場環境に慣れるまでオフィスが機能しにくくなるのはデメリットです。
1年～1年半ぐらい前から移転計画をしっかり立て、必要な工事が遅滞なくおこなわれるようスケジュールを組むことが大切です。
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