オフィス移転には、現在のオフィスの解約が必要です。
しかし、オフィスの移転にはやるべき手続きが多く、順序を間違えたり準備に不足があったりすると、スムーズに移転できない可能性があります。
本記事ではオフィス移転にともなう解約について、事前の確認事項や流れ、かかる費用を解説します。
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オフィスを解約する前に確認するべき3つの事項
オフィス移転の前に確認すべき事項の1つ目は、なぜ移転するのか目的の明確化です。
オフィス移転の目的を明確にすると、次のオフィスに求める条件が定まって目的を達成しやすくなります。
2つ目は、解約予告期間です。
期間は一般的に3〜6か月ですが、契約によって異なります。
そのため、一般の感覚に合わせるのではなく、契約書の確認が必要です。
3つ目は、費用の見積もりです。
何にいくらかかるのかを見積もり、予算を組んだり用意したりする必要があります。
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オフィス移転にともなう解約する際の流れを解説
現在使っているオフィスを解約するには、まず移転先のオフィスを選びます。
このとき、立地や面積、コストなどを考慮して選ぶ必要があります。
また1〜3月と9〜12月は移転が多くおこなわれるため、4〜8月の空き物件が増えた時期が探しやすいです。
次に、現在使っているオフィスの解約予告をします。
賃貸借契約書の期限内におこないますが、このとき規定の書類が必要な場合があります。
しかし、書類で予告しなければならないものの、規定のものがない場合もあるため、この場合は自らつくらなければなりません。
予告が終わったら、取引先への移転連絡と法的機関への手続きをおこないます。
最後に新しいオフィスへ引っ越し、原状回復のための工事業者を手配すると、移転完了です。
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オフィス移転にともなう解約にかかる3種類の費用
現在使っているオフィスから撤退するには、次の3種類の費用がかかります。
1つ目は、原状回復費です。
これはオフィスの規模によって金額の目安が異なり、たとえば15〜20坪程度の小規模オフィスであれば45〜100万円ほどかかります。
2つ目は、引っ越し費用です。
従業員1人につき1〜2万円が目安ですが、移転先までの距離や荷物の量、引っ越す時期などで変動します。
とくに決算やオフィス移転が増える時期や、パソコンやプリンタなどの精密機械が多い場合には金額が上がります。
3つ目は、不用品の廃棄料です。
デスクやロッカー、パーテーションなどは産業廃棄物として扱われるため、粗大ごみとして処分できません。
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まとめ
オフィスを解約する前に、移転の目的や解約予告期間の確認などが必要です。
移転先のオフィスの選定、予告、取引先への移転連絡と法的機関への手続き、引っ越しと原状回復の流れでおこないます。
かかる費用は、原状回復・引っ越し・不用品の廃棄の3種類です。
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