近年、オフィスの固定電話を廃止する流れが一般化してきています。
固定電話の廃止後にどのように電話業務を運用するかは、各企業の業務形態により異なるため判断が難しい部分です。
そこで今回は固定電話廃止のメリット・デメリット、代わりに使えるツールを解説します。
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オフィスの固定電話廃止が進んでいる背景
オフィスの固定電話廃止が進んでいる背景として、多くの企業が業務効率化に取り組んでいる点があります。
コロナ禍ではテレワークが推進され、より柔軟性の高いワークスタイルが広がりました。
また従来の電話連絡に代わり、メールやチャットでのコミュニケーションも増えています。
そのため、固定電話をなくしても業務にほとんど影響はなく、むしろコスト削減につながるとの考えが広まってきています。
さらに、NTTの固定電話サービスは2024年1月に終了となる予定です。
固定電話サービス終了以降も電話の使用は可能ですが、これを機に社内の電話設備を見直すのも良いかもしれません。
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オフィスの固定電話を廃止するメリット・デメリット
オフィスの固定電話を廃止するメリットとして、電話応対のために出社したり、作業を中断したりする必要がなくなる点があります。
電話番がなくなると、テレワークやフリーアドレス制などのフレキシブルな働き方を導入しやすくなるでしょう。
また、オフィス移転の際も電話機器や配線の配置、電話番号の変更などが不要になり手間が少なくなります。
企業によっては、固定電話と同時に代表電話の廃止をおこなうところもあります。
この場合、企業の信用度に影響する可能性がある点はデメリットです。
代表電話番号がない場合、法人登記や取引先へ伝える連絡先として携帯番号を使用するのが一般的です。
会社の連絡先が携帯番号になっていると、プライベートとの線引きが薄い印象を持たれ、企業としての信用性が疑われるケースもあります。
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オフィスの固定電話廃止後に代わりとなるツール
オフィスの固定電話廃止後は、業務形態に応じて代わりとなるツールを導入できます。
社内のやり取りにはチャットツールの活用が便利です。
時間をかけずにメッセージのやり取りができ、文字で記録が残るため認識違いも発生しにくい点がチャットツールの利点です。
また、内外線をスマートフォンで受信できる仕組みを構築すると、どこにいても電話応対が可能になります。
顧客からの問い合わせ対応が必要な業種では、ボイスボットの導入も有効です。
ボイスボットは入電があるとまずAIが自動音声で応答し、内容に応じてオペレーターに転送するため、少ない人数での電話対応が可能です。
このように固定電話に代わるツールを導入することにより、従来の電話業務が効率化できます。
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まとめ
オフィスの固定電話廃止が進んでいる背景として、多くの企業が業務効率化に取り組んでいる点があります。
固定電話廃止の際にはチャットツールやボイスボットなど、代わりとなるツールの導入も検討できます。
業務形態に合わせた電話業務の見直しが、業務改善の重要な鍵となるでしょう。
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