一般家庭では姿を消しつつある固定電話ですが、オフィスでは今でも設置されているケースが多いです。
一口に固定電話と言っても、実はその種類にはさまざまなものが存在します。
今回は、オフィスに固定電話を設置するメリットやデメリット、設置できる固定電話の種類についてご紹介します。
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オフィスに固定電話を設置するメリット
オフィスに固定電話を設置するメリットは、連絡先が明確になるため信用が得られる点です。
連絡先が携帯電話の番号しかない企業よりも、固定電話を設置している企業のほうが顧客は安心して取引できます。
また、固定電話を設置しておけばFAXで文面の送受信も可能です。
文章のやりとりはメールに置き換わりつつあるものの、現在でもFAXを利用している企業は多く、連絡の手段が増えればその分やりとりの幅が広がります。
さらに、個人の携帯電話を社用に用いなくて済むためプライベートを分けやすくなる点もメリットです。
顧客の連絡先が入った端末を社外に持ち出さなくて良いためセキュリティ上のリスクも回避しやすくなります。
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オフィスに固定電話を設置するデメリット
オフィスに固定電話を設置するデメリットは、常にオフィスに人がいなければならなくなることです。
そのため近年取り入れられているリモートワークとは相性が悪く、緊急時でも1人はオフィスで待機していなければなりません。
電話対応のための人材確保も必要になり、担当者への連絡を仲介するため二度手間です。
伝達ミスも発生しやすくなるため、直接担当者に連絡してもらうほうが業務が滞りなく進むこともあります。
また、固定電話の設置には工事費用や電話本体の購入費、加入権の購入費などのコストがかかるため注意が必要です。
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オフィスに設置できる固定電話の種類
一般家庭にも設置されているような昔ながらの固定電話には、アナログ回線が使われています。
オフィスにインターネット回線がない場合や電話そのものの利用頻度が低い場合は、アナログ回線がおすすめです。
1つの電話番号で電話とFAXを両方やりくりしたい場合は、ISDN回線などのデジタル回線を利用すると良いでしょう。
デジタル回線はインターネット環境がなくとも利用でき、災害時もつながります。
オフィスにインターネット環境がある場合は、光ファイバーを利用した光回線がおすすめです。
電話を利用する頻度が高い場合はIP電話回線も利用できますが、110や119などの緊急ダイヤルなどが使用できない場合もあるため注意しましょう。
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まとめ
オフィスに固定電話を設置すると取引先からの信用を高められ、連絡手段も増えます。
ただし設置にはコストがかかるほか、電話対応のための人材を置かなければならずリモートワークとの相性が悪いです。
オフィスの環境に合わせて、適切な電話回線を選んでみてください。
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